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我们消失的内容:为什么数字保存至关重要

时间:2018-04-26 13:09:08  来源:  作者:

 我最近从圣安东尼奥的2018 AIIM会议回来。在那里,我参观了阿拉莫。一个古老的西班牙使命建于1700年代,阿拉莫是几场战斗的场景,包括着名的最后一站,对守军来说并不好。大约两个世纪之后,您可以访问位于城市中心的网站,并查看大量的文物。然而,你没有得到,是一个充分的战斗意识。阿拉莫失去了一些原有的外墙和炮兵阵地,现在有一个屋顶 - 在臭名昭着的战斗中并不存在。

 
在AIIM会议上讨论保存另一种类型的数字保存。无论您是因为商业还是历史原因需要保存信息,长期的数字保存问题最终都会影响到每个人。虽然保存带来了许多不同的挑战,但有一点很明确:人们并不努力保存他们的数字信息。
 
眼不见,心不烦
平均组织专注于制作和捕获信息。虽然某些类型的信息可能属于某种类型的控制,例如发票,但还有更多类型的信息尚未完全管理。信息存储过于频繁,只有创建者和电子邮件中的共享链接才能找到它。
 
在积极的工作中,当信息不再需要时,它会从记忆中消失。您可能还记得两年前的电子邮件或文档所在的位置,但毫无疑问,您会花更长的时间才能找到它。如果它找到了别人,他们可能会浪费整个下午才放弃。
 
 
随着时间的推移,寻找任何给定信息的挑战越来越大。虽然您需要的信息的可能性也会降低,但在您需要时它的价值和重要性会增加。作为关键证据,一部分历史或大量用于趋势分析的文物的一部分,稀缺可以增加信息的价值。新的挑战是能够访问信息。
 
不断变化的格式留下破碎的文档
在Microsoft拥有文字处理世界之前,有WordPerfect。在此之前,WordStar。我用WordStar直到我被迫切换到WordPerfect。然后,我愤恨它杀死我的首选应用程序。
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